Deelnemersinformatie
Opname, transcriptie en notulen
Deze uitleg beschrijft de technische standaardwerking. De organiserende organisatie moet vóór echt gebruik haar eigen rechtsgrond, contactgegevens en eventuele aanvullende ontvangers bekendmaken.
Wie is verantwoordelijk?
De organisatie die de bijeenkomst organiseert is verwerkingsverantwoordelijke. De organisator is het eerste aanspreekpunt voor vragen, bezwaar, inzage en verwijdering.
Wat wordt verwerkt?
De gekozen telefoon neemt groepsaudio op. NotedTogether verwerkt audio, transcriptregels, relatieve tijdstippen, anonieme sprekerlabels, menselijke correcties en de uiteindelijke notulen. Een sprekernaam wordt alleen toegevoegd na menselijke bevestiging.
Waarom?
De gegevens worden uitsluitend gebruikt om controleerbare transcripties en notulen van de betreffende bijeenkomst te maken. Transcriptinhoud wordt niet gebruikt voor advertenties of het trainen van een openbaar model.
Bewaartermijnen
De organisator kiest per bijeenkomst 1–30 dagen voor ruwe serveraudio en 30–365 dagen voor losse transcriptregels en conceptclaims. Na goedkeuring blijven bevroren broncitaten in de definitieve notulen staan. Een bevoegde organisator kan de volledige bijeenkomst eerder verwijderen.
Keuze en alternatief
De organisator moet vóór de opname uitleg geven en een passend niet-opgenomen alternatief bieden. Als iemand bezwaar maakt, pauzeert de bediener de opname of volgt de groep het afgesproken alternatief.
Beveiliging en menselijke controle
Recordertoegang is tijdelijk en aan één groep gebonden. Audio blijft privé opgeslagen, lokale herstelbestanden zijn met Android Keystore versleuteld en definitieve notulen vereisen menselijke beoordeling. Automatische sprekerlabels zijn clusters, geen bewezen identiteit.